Характеристика структури системи

Під структурою системи взагалі розуміємо організацію системи з окремих елементів разом з їх взаємозв'язками, що визначаються розподілом функцій, які реалізуються цією системою, по елементах, тобто структура – це організація цілого із складових частин.

Під організаційною структурою системи управління розуміємо розподіл завдань і повноважень на прийняття рішень між особами або групами осіб (структурними підрозділами), що враховує спрямованість організації на досягнення поставленої мети.

Об'єктивно НС є дуже складним об'єктом управління, тому для ліквідації її наслідків зазвичай створюються спеціальні управлінські структури (урядові, міжвідомчі, спеціальні надзвичайні комісії та інше).

Серйозною проблемою організації ефективного управління за умов НС є реальне ускладнення або відсутність координації дій офіцій- них урядових, відомчих і неурядових органів. Часто виникає плутанина у питанні хто чим повинен займатися, все це призводить до дублювання роботи в одних галузях або незадоволенню потреб в інших.

У країнах, де НС виникають рідко, ліквідацією їх наслідків зазви- чай займаються збройні сили і постійно діючі служби з надання допо- моги за умов НС. Ці служби виконують, як мінімум, такі основні функції: раннє оповіщення і планування, надання допомоги, координа- ція зовнішньої допомоги, транспортування і матеріальне забезпечення.

Однак традиційні підходи до управління НС, як показує досвід їх за- стосування, часто призводять до незадовільних результатів.

Пошуки шляхів вирішення цієї проблеми за умов НС повинні здійснюватись не лише шляхом трансформацій існуючої функціональ- ної структури і підвищення кваліфікації управлінських кадрів, а й пере- ходу до нової управлінської парадигми – нової системи поглядів, що ґрунтується на базових положеннях стратегічного управління, згідно з якими побудова системи управління НС є відповіддю на різні за своєю природою впливи навколишнього середовища.

При цьому система управління НС розглядається як відкрита си- стема, та основні умови її успішного функціонування повинні визнача- тися не в її межах, а назовні. Тобто ефективність функціонування си- стеми пов'язується з тим, наскільки точно вона реагує на навколишнє середовище, наскільки стійка до несподіваних змін у оточуючому сере- довищі, в т.ч. стратегічним, наскільки ефективно використовує потен- ційні можливості, в т.ч. резерви різного типу.

За умов складного і мінливого навколишнього середовища струк- тура системи управління НС насамперед повинна бути гнучкою та адап- тивною.

При цьому, на відміну від організаційних механізмів традиційних систем організаційні механізми управління за умов НС повинні бути пристосовані до виявлення нових проблем і опрацювання нових рішень більше, ніж до контролю вже прийнятих рішень та їх реалізації. У межах структур таких систем управління має бути забезпечена мож- ливість максимальної концентрації всіх ресурсів, об'єднання інфор- маційних, організаційних та інших типів резервів для ліквідації в най- коротшій термін наявної НС.

У межах структури системи управління НС необхідно реалізо- вано спільне використання двох принципів: єдиного керівництва (єдності повноважень і відповідальності) та розподілу повноважень і відповідальності, що забезпечує проведення погоджень і консульта- цій, а також створює умови для усунення неминучих конфліктів і неузгоджень. При цьому керівник СУНС несе персональну відповідаль- ність за стан справ, однак у роботі штабу, де вирішуються питання взаємодії та координації між керівниками різних рівнів і зон НС, ре- алізується принцип розподіленої відповідальності. Це забезпечує мінімальне втручання керівника СУНС до оперативної діяльності керівників нижчих рівнів.

Обов'язки з управління НС бере на себе група осіб з вищого керів- ництва, яка має необхідні повноваження і ресурси для того, щоб було можливо терміново приступити до оперативних дій.

Успішність діяльності керівників з опрацювання адекватних управлінських рішень багато в чому залежить від рівня їх поінформова- ності. За низьких рівнів слід застосовувати методи експертних оцінок.

За більш високих рівнів можливо використання методів кількісного про- гнозування, моделювання та оптимізації. Існує три напрями прийняття рішень:

•перший призначено для отримання додаткової інформації, підвищення рівня інформованості та розуміння ситуації;

•другий пов'язаний з впровадженням заходів, спрямованих на збільшення гнучкості організації;

•третій – з вибором необхідних заходів для відображення небез- пеки або використання наявних можливостей для ліквідації наслідків НС.

Низький рівень поінформованості та відчуття небезпеки є умовами, що стимулюють опрацювання і реалізацію заходів, спря- мованих на отримання даних про можливість появи і розвитку НС.

Стратегія гнучкості, яка необхідна за умов НС, орієнтована на підвищення ефективності прийняття відповідних заходів у широкому спектрі можливих несприятливих змін (на відміну від стратегії безпосе- редньої реакції на конкретний вплив). Для підвищення гнучкості управ- ління організацією необхідні:

•підвищення гнучкості керівництва, його психологічної готов- ності до зустрічі з невідомими явищами;

•підвищення творчої активності співробітників та їх спромож- ності вирішувати нові проблеми, залучення співробітників, які мають різні кваліфікації;

•підвищення рівня поінформованості співробітників; підви- щення рівня структурної гнучкості всіх функціональних та забезпечу- вальних підсистем.

Гнучкість підсистем матеріально-технічного забезпечення набу- ває мри цьому особливої ваги. Інформація про можливе джерело НС є достатньою для того, щоб розробити програму активної підготовки си- стеми матеріально-технічного забезпечення. Таким чином, значна ча- стина заходів, розроблених на підставі даних про можливість виник- нення НС, за умови забезпечення необхідного рівня гнучкості може бути прийнято задовго до того, як небезпека ІІС стане явною.

Створення ще одного бюрократичного (або додаткового управ- лінського) апарату для раннього запобігання і планування ліквідації наслідків НС на цьому етапі є дискусійним. Найбільш доцільним і пер- спективним напрямом є адекватна функціональна перебудова та зміцнення існуючих структур і механізмів відповідними службами і постійною керівною ланкою.

Стратегія прямих заходів у відповідь на виникнення НС передба- чає чітке усвідомлення потенційної загрози та наявних можливостей, що дають змогу успішно їй протистояти завдяки ефективному викори- станню внутрішніх і зовнішніх резервів.

У зв'язку з тим, що технологія роботи керівників та опрацьовані ними управлінські рішення багато в чому залежать від рівня їх поінфор- мованості, великого значення набуває діагностика поточного стану го- товності організації до НС.

Відповідно до цільового призначення структур СУНС всі вони підносяться до типу дуальних (подвійних) або поліструктур (мно- жинних структур), в яких робота з ліквідації НС проводиться в межах

управління стратегічними ситуаційними зонами (ССЗ), а управління існуючими об'єктами народного господарства за умов НС реалізується в межах традиційних структур, які будуть дещо змінені відповідно до си- туації, що склалася. У таких структурах зазвичай реалізується метод міжрангового управління.

Поліструктури (у даному випадку дуальні) – це відхід від тра- диційної практики, що передбачає наявність в системі управління однієї лише постійної структури, в межах якої таким чином здійс- нюється управління, поліструктури сумісні практично з будь- якими відомими типами організаційних структур.

Варто зазначити, що управління ліквідацією НС в окремих випадках можна здійснювати в межах звичайних матричних струк- тур. Потенціал матричної структури достатньо великий, її використання для ліквідації НС невеликого масштабу може дати високі результати.

Управління ліквідацією НС у цьому випадку покладається на відповід- ного керівника проекту.

Основними критеріями ефективності функці-онування структур цього класу повинні бути дієвість, гнучкість і динамічність, які забезпечу- ють мінімум часу результативної відповіді на зміни навколишнього середо- вища. Творчим та аналітичним центром структури є її штаб на чолі з керів- ником. Постійною функціональною частиною штабу повинна бути група інформаційного забезпечення або інформаційної підтримки СУНС. До обов'язків штабу входить виявлення тенденцій розвитку НС оцінка мас- штабів її впливу і наслідків, розрахунок часу і ресурсів, необхідних для її ліквідації, попередження керівників, які приймають рішення, про раптові зміни, що можуть виникати в зонах НС, зміни пріоритетів. Штаб регулярно корегує перелік зон НС та їх пріоритети, контролює хід робіт у зонах по всіх об'єктах захисту. Також важливо контролювати не тільки оперативні резуль- тати діяльності в ССЗ, але й загальні результати реалізації стратегічних планів ліквідації НС. Розподіл стратегічної відповідальності між рів- нями СУНС повинен базуватися на реалізації принципу результатив- ності, який означає, що повноваження та відповідальність за кожним рішенням передаються на той рівень структури, де визначаються змінні, що відносяться до цього рішення структура системи планування і контролю за виконанням управлінських рішень.

Опрацювання політики, сукупності рішень, що приймаються, та втілення їх у життя в межах такої структури відбувається швидко і рішуче. Штаб є відповідальним органом за прийняття рішень, наділений знаними повноваженнями і підпорядковується вищому керівництву.

Крім того, штаб напряму пов'язаний з керівництвом ССЗ та оператив- ними групами, оскільки зазвичай члени штабу є керівниками відповідних ССЗ. Також активізує зв'язок між окремими ССЗ, оскільки вони всі разом приймають рішення для досягнення спільної мети. У

такій структурі легко налагоджується контакт між рядовими співробіт- никами, які можуть викласти свої пропозиції керівництву ССЗ для їх об- говорення та засіданні штабу.