Документообіг в установі – рух службових документів з моменту їх створення або одержання до завершення виконан-

ня або відправлення на архівне зберігання. Обсяг документо- обігу визначається кількістю вхідних, вихідних, внутрішніх документів за рік. Залежно від структури установи й обсягу документообігу система ведення діловодства може бути: цен- тралізованою – застосовується в установах з документообігом до 10 000 документів на рік, з невеликою кількістю структур- них підрозділів; децентралізованою – в установах з територі- ально відокремленими структурними підрозділами й доку- ментообігом понад 100 000 документів на рік.

Ефективна організація документообігу передбачає:

• проходження документів в установі найкоротшим шляхом;

• скорочення кількості інстанцій проходження доку- ментів (зокрема, під час погодження);

• уникнення дублетних операцій під час роботи з до- кументами;

• централізацію (здійснення однотипних операцій з документами в одному місці);

• усунення ручних рутинних операцій, які можна авто- матизувати.

2. Приймання, реєстрація та розгляд вхідних докумен- тів. Доставка документів до установи здійснюється через систему взаємодії, а також з використанням засобів пошто- вого зв’язку, кур’єрською службою. Поштою та через кур’єр- ську службу доставляється письмова кореспонденція.

Вхідні документи приймає секретар-референт чи інша особа. Відтак вхідні документи проходять такі етапи: пер- винне оброблення, попередній розгляд, реєстрація, вико- нання, підшивання до справи, зберігання.

Первинне оброблення кореспонденції полягає у фіксу- ванні факту надходження та перевірці її цілісності.

У разі пошкодження конверта робиться відповід- на відмітка у поштовому реєстрі. У разі відсутно- сті, нецілісності вкладень внаслідок пошкоджен-

ня конверта, упакування, що унеможливлює прочитання тексту документа, складається акт у двох примірниках, один з яких надсилається кореспондентові, а інший зберіга- ється в службі діловодства.

Далі вхідні документи сортують та керівник канцелярії чи інша призначена для цього особа здійснює їх попередній розгляд (у день одержання чи перший робочий день, якщо документи надійшли в неробочий час).

Доручення вищих органів, телефонограми, теле- грами розглядають негайно.

Керівництву передають документи урядових чи вищих органів, інші скеровують до підрозділів та виконавців, а та- кож реєструють ті документи, які підлягають реєстрації. Реє- страції підлягають усі вхідні і вихідні документи, які потребу- ють обліку та виконання. Кожен документ реєструють лише один раз: вхідні у день надходження (не пізніше наступного дня; у правому нижньому куті ставлять штамп про реєстра- цію), вихідні в день підписання чи затвердження.

Для реєстрації використовують форми двох типів:

– реєстраційно-контрольні картки (їх групують на ви- конані і невиконані документи);

– журнал реєстрації (в установах з невеликим обсягом документообігу; ведуть окремо журнал урядових докумен- тів, наказів тощо);

Існує також автоматизована реєстрація.

Реєстраційний індекс документа складається з порядко- вого номера документів, індексу структурного підрозділу/

посадової особи та індексу справи за номенклатурою, до якої буде згодом підшито справу. Відтак документи пере- дають керівникові, який пише відповідну резолюцію, потім служба діловодства передає документи до виконавців.

Примірний склад запису про реєстрацію вхідних доку- ментів:

1. Вид документа.

2. Дата та час надходження документа в установу.

3. Дата реєстрації документа.

4. Реєстраційний індекс документа.

5. Кореспондент.

6. Дата реєстрації та реєстраційний індекс кореспон- дента.

7. Короткий зміст.

8. Відповідальний підрозділ установи, який в установ- леному порядку визначений відповідальним за ви- конання документа в установі.

9. Відповідальний виконавець – працівник відпові- дального підрозділу установи, який в установленому порядку визначений відповідальним за виконання документа в установі.

10. Відмітка про виконання документа.

3. Робота з вихіднимидокументами передбачає такі опе- рації: складання проєкту документа, узгодження цього проєкту, підписання й затвердження (якщо потрібно), реєстрація, від- правлення. Секретар, який оформляє підписані документи до надсилання, має перевірити правильність адреси одержувача, наявність усіх підписів, поставити номер листа, посилання на вхідний документ, звірити копії, відповідність кількості примір- ників кількості адресатів

Усі вихідні документи оформляють у двох примір- никах, за винятком факсів. Оригінали наказів, планів, протоколів лишаються в установі.

Примірний склад запису про реєстрацію вихідних доку- ментів, створених установою:

1. Дата реєстрації документа.

2. Реєстраційний індекс документа.

3. Адресат.

4. Короткий зміст.

5. Відповідальний підрозділ установи, яким підготов- лено документ.

6. Відповідальний виконавець – працівник відповідаль- ного підрозділу установи, який підготував документ.

7. Дата та час надходження документа адресатові.

8. Дата реєстрації та реєстраційний індекс адресата.

9. Відмітка про виконання документа адресатом.

4. Контролю підлягають усі зареєстровані документи, здійснює його, як правило, канцелярія. Відповідальними за виконання є ті особи, які вказані в розпорядчому документі, в резолюції керівника. Контроль за виконанням відображе- ний у картках (як правило, створюють окрему контрольну картотеку. Реєстраційно-моніторингові картки документів, щодо виконання яких проводиться моніторинг, для зруч- ності можуть групуватися за строками (наближенням стро- ків) виконання документів, за виконавцями, за кореспонден- тами або групами (накази з основної діяльності, накази з адміністративно-господарських питань, доручення вищих органів влади, доручення керівника установи тощо).

Строки виконання документа закріплені в інструкціях з діловодства. Вони можуть бути:

- типовими (встановлюють для наймасовіших докумен- тів відповідно до актів вищих органів влади);

- індивідуальними (встановлює керівник).

Документи, в яких строк виконання не зазначено, які не є документами інформаційного характеру або не містять контрольних завдань, повинні бути виконані не пізніше ніж за 30 днів з моменту реєстрації документа в установі, до якої надійшов документ.Якщо завдання потребує термі- нового виконання, у тексті завдання обов’язково зазнача- ється конкретний кінцевий строк виконання.

Типові строки виконання документів:

• закони, рішення Верховної Ради, укази президента, постанови Кабміну, рішення місцевих рад, накази ке- рівника, рішення колегіальних органів – відповідно до встановлених у самих документах строків;

• запити депутата Верховної Ради – не більше як 3 дні;

• пропозиції громадян – до 1 місяця, за винятком тих, що потребують додаткового вивчення;

• заяви, скарги громадян – не пізніше 1 місяця з дня надходження;

• листи установ – 10 днів.

Документ вважають виконаним, коли поставлені в ньо- му питання вирішені, а авторові надано вичерпну відпо- відь. Після цього документ знімають з контролю. Про таке зняття роблять позначку на картці.

На сучасному ринку систем автоматизації діло- водства й електронного документообігу працю- ють: “ДокПроф”, “InterDoc”, “eDocLib 2.0”, “Діло”, “Ат- лас ДОК”, “ЄВФРАТ-Документообіг” та ін. Усі програми спря- мовано на оптимізацію документообігу в сучасних службах діловодства.